El expediente del trabajador se conforma por documentos que contienen información del este en diferentes ámbitos, que van desde el personal, de trayectoria laboral, competencias técnicas y profesionales y cualquier situación con el trabajador, derivada de la relación laboral, que necesite ser registrada.
El expediente del trabajador es un conjunto de
documentos y registros que la empresa recopila y mantiene sobre un empleado
desde su contratación hasta su salida. Este expediente contiene información
detallada sobre el historial laboral del trabajador y los aspectos relevantes
que la empresa necesita para gestionar su relación laboral con el empleado.
Importancia del expediente
del trabajador
El expediente Laboral es una
valiosa herramienta de control interno, por medio del cual, el empleador,
genera certeza, confiabilidad y comprobación de la historia del trabajador
dentro de la organización. Constituirá la fuente para la recaudación de las
pruebas documentales ante eventuales reclamaciones tanto administrativas como
judiciales
El expediente del trabajador es un documento de vital importancia tanto
para la empresa como para el empleado. Representa un registro detallado de la
trayectoria laboral de un individuo dentro de una organización, y su adecuado
manejo garantiza:
- Gestión eficiente. Permite a la empresa gestionar de manera
efectiva la relación laboral, facilitando la toma de decisiones sobre
promociones, aumentos salariales, y necesidades de formación.
- Cumplimiento legal. Ayuda a asegurar que la empresa cumpla con
las leyes y regulaciones laborales, manteniendo registros precisos y
actualizados.
- Evaluación del desempeño. Proporciona una base para evaluar el
desempeño del empleado y planificar su desarrollo profesional.
- Resolución de conflictos. Sirve como evidencia en caso de disputas
laborales o legales, proporcionando un historial documentado del
comportamiento y desempeño del empleado.
- Transparencia y comunicación. Facilita una comunicación clara y
transparente entre la empresa y el empleado, asegurando que ambas partes
estén al tanto de su historial laboral y cualquier acción tomada durante
su empleo.
Para que tu empresa esté al día en materia laboral, es fundamental que esté preparada para cualquier tipo de revisión. Esto incluye tener todos los documentos y procesos en orden y alineados para cumplir con las normativas vigentes.
Si bien es
cierto que algunas empresas no cuentan con un departamento exclusivo de Gestión
Humana, es necesario contar la documentación soporte relativa a los trabajadores.
¿Qué debe contener el Expediente
Laboral?
En primer lugar, se recomienda dividir el
expediente en secciones, que permita clasificar y ubicar fácilmente la
documentación. Así tendríamos una sección correspondiente a los datos
personales del trabajador y que fueron consignados en durante el proceso de
reclutamiento y selección y nos permiten conocer más, la información
suministrada por el trabajador, por ejemplo:
Datos Personales:
1. Fotocopia de la Cédula de
Identidad y RIF.
2. Carta o Constancia de
Residencia.
3. Acta de Matrimonio (si
aplica)
4. Acta o Partidas de
nacimiento de hijos (si aplica)
5. Licencia de Conducir
(dependiendo del cargo a desempeñar).
6. Cartas de Referencias
Personales
7. Comprobantes o constancias
de estudios.
8. Ficha de Ingreso
9. Resumen Curricular
Datos laborales:
Serán de acuerdo a las exigencias de cada empresa y
comienzan a recaudarse desde el inicio de la relación laboral, pero entre los
más comunes tenemos:
1. Contrato de Trabajo de
conformidad con las exigencias establecidas en el artículo 59 del Decreto con
Rango, Valor Y Fuerza de Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y las
Trabajadoras.
2. Si posterior al contrato se
celebraron Adendum o prórrogas, deberán archivarse.
3. Modificaciones relacionadas
con el Salario.
4. Promociones o ascensos,
cambios de lugar de trabajo, jornada, etc.
5. Notificaciones por
excelencia en el desempeño, Llamados de atención, Amonestaciones escritas.
6. Certificados de
incapacidades médicas (Reposos).
7. Solicitudes y otorgamiento
de préstamos personales.
8. Finiquitos o acuerdos,
Carta de Renuncia
9. Información de Pago por terminación de la relación
laboral
Documentación legal:
1. Inscripción del trabajador en el I.V.S.S.
2. Inscripción del trabajador en el Fondo de Ahorro Obligatorio (Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat).
3. Recibos de pago firmados en original de: Salario Mensual (asignaciones y deducciones) Vacaciones y Bono Vacacional, Utilidades Anuales.
4. Solicitudes y otorgamiento de Anticipos de Prestaciones Sociales.
5. Notificación de Riesgos debidamente firmada e incluir huellas del trabajadorConstancias de asistencia y capacitación en materia de seguridad y salud en el trabajo, debidamente firmadas por el trabajador.
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